상가 만기 고객 영업 목록은 계약 기간을 어디까지 확인했는지, 갱신 협의가 어디까지 진행됐는지 구분해 작성하세요. 고객이 전한 내용과 계약서에서 확인한 내용을 나눠 적으면 다음 연락에서 확인할 질문을 정하기 쉽습니다. 인허가일을 계약 만기의 근거로 사용하지 말고, 확인이 남은 항목을 목록에 드러내 두세요.
상가 만기 고객 영업 목록은 어떻게 나누면 될까요?
계약 기간 확인 여부와 갱신 협의 상태를 별도 항목으로 두고, 계약서와 고객 확인 내용을 근거로 확인 완료·추가 확인 필요·미확인을 표시하세요.
점포별 기록에는 점포 식별 정보, 계약 기간, 확인 근거, 확인일, 갱신 협의 상태를 구분해 두세요. 계약 기간을 확인했다고 해서 갱신 협의까지 끝난 것으로 표시하지 않는 것이 관리의 출발점입니다. 계약 기간 확인 칸과 협의 상태 칸을 나란히 배치하면 어느 내용을 더 확인해야 하는지 살펴보기 편합니다.
고객이 구두로 알려준 종료일은 고객 전달 내용으로 기록하세요. 계약서 대조가 남았다면 추가 확인 필요로 표시하고, 고객이 말한 날짜를 계약서 확인 날짜처럼 옮겨 적지 마세요. 확인 근거에는 계약서 열람, 고객 통화, 고객 메시지처럼 실제 확인 경로를 남기면 됩니다.
갱신 협의 상태에는 의사 미확인, 의사 전달, 협의 중, 협의 결과 확인처럼 실무상 구분할 표현을 사용하세요. 고객이 계속 영업하고 싶다고 말한 경우에는 그 의사를 기록하고, 상대방과 조건을 조율했는지는 따로 확인하세요. 상태 이름만 적기보다 누가 어떤 내용을 전달했는지 짧게 덧붙이세요.
서로 다른 내용이 확인되면 기존 기록을 지우고 새 내용으로 덮어쓰기보다, 차이가 있는 항목과 재확인할 대상을 남기세요. 계약서상 기간과 고객 설명이 다를 때에는 차이가 해소되기 전까지 확인 완료로 처리하지 않는 방식이 좋습니다. 확인 완료라는 표시는 해당 항목의 확인 범위를 뜻하도록 사용하세요.
법적 갱신 여부나 계약 효력을 판단하는 내용은 영업 목록의 확인 상태와 구분하세요. 일반 정보이며 구체 사안은 전문가 확인이 필요합니다.
연락 일정은 어떤 내용을 보고 정할까요?
확인된 계약 기간과 고객이 요청한 연락 시점을 바탕으로 다음 연락일·확인할 내용·담당자를 기록하세요.
연락 일정에는 날짜만 넣지 말고 연락 목적을 함께 적으세요. 계약서 확인 요청, 갱신 의사 확인, 협의 진행 상황 확인처럼 다음 대화에서 물을 내용을 짧게 남기면 됩니다. 같은 고객에게 다시 연락하더라도 지난 대화에서 무엇이 남았는지 보고 이어갈 수 있도록 작성하세요.
고객이 연락 가능한 시점을 알려줬다면 그 요청을 일정의 근거로 남기세요. 고객이 요청한 일정과 담당자가 후속 확인을 위해 정한 일정은 구분해 적으세요. 일정이 바뀌면 변경 이유와 고객에게 전달했는지도 함께 기록해 담당자가 바뀌어도 맥락을 확인할 수 있게 하세요.
계약 기간이 아직 확인되지 않았다면 만기 대응 일정으로 표시하기보다 계약 기간 확인 일정으로 적으세요. 일정의 목적을 분명히 해두면 미확인 정보를 바탕으로 이전이나 재계약 의사를 앞서 판단하는 일을 줄일 수 있습니다. 통화 전에 확인할 자료와 질문도 함께 준비하세요.
연락 후에는 통화 완료 여부와 업무 완료 여부를 따로 점검하세요. 통화가 연결돼도 필요한 답을 얻지 못했다면 후속 확인이 남아 있는 상태로 두세요. 고객이 자료를 보내기로 했다면 요청한 자료, 회신 방법, 후속 확인 담당자를 기록하고 자료를 받은 뒤 해당 항목의 확인 상태를 갱신하세요.
갱신 여부가 미확인인 점포는 어떻게 관리할까요?
갱신 여부 미확인 점포는 별도 목록에 두고 인허가일로 계약 만기나 갱신일을 추정하지 않으며, 연락 결과와 다음 확인 일정을 남기세요.
미확인 목록에서는 무엇을 모르는지 구체적으로 표시하세요. 갱신 의사를 아직 묻지 못한 상태인지, 의사는 들었지만 협의 결과를 확인하지 못한 상태인지 구분하면 다음 질문이 달라집니다. 미확인이라는 표시만 반복하기보다 확인이 필요한 항목을 짧은 문장으로 적어 두세요.
연락이 닿지 않았다면 연락 수단과 응답 여부를 기록하세요. 응답이 없다는 이유로 갱신 의사가 없거나 점포를 이전할 예정이라고 처리하지 마세요. 고객이 답변을 보류한 경우에도 미응답과 구분하고, 다시 연락하기로 정한 내용이 있으면 그 내용을 남기세요.
인허가일은 계약 기간 확인 근거 칸에 넣지 마세요. 계약서나 고객 확인이 확보될 때까지 계약 기간과 갱신 상태는 미확인으로 유지하세요. 주변에서 전해 들은 내용도 전달 경로를 표시하고, 고객에게 확인한 내용과 구분해 기록하세요.
아래 표는 실제 점포 데이터나 통계가 제공되지 않은 상황에서 사용할 수 있는 기록용 관리표입니다. 상태와 후속 조치의 연결 방식을 참고하되, 개별 점포의 확인 결과를 입력해 사용하세요.
| 관리 항목 | 기록할 내용 | 확인이 남았을 때의 처리 |
|---|---|---|
| 계약 기간 | 계약서상 기간과 확인 근거 | 추가 확인 필요 또는 미확인으로 표시 |
| 고객 전달 내용 | 고객이 말한 내용과 확인일 | 계약서 대조가 필요한 항목을 명시 |
| 갱신 의사 | 의사를 전달한 사람과 전달 내용 | 의사 확인 질문을 다음 연락에 등록 |
| 갱신 협의 | 협의 진행 상황과 확인 경로 | 의사 전달과 협의 결과를 구분 |
| 연락 이력 | 연락일, 수단, 응답 여부, 대화 내용 | 답변을 얻지 못한 질문을 유지 |
| 후속 일정 | 다음 연락일, 목적, 담당자 | 일정이 미정이면 조율 필요로 표시 |
목록을 검토할 때에는 상태 표시와 연락 기록이 맞는지 함께 살펴보세요. 협의 결과를 확인했다면 관련 근거를 보완하고, 여전히 답을 받지 못했다면 미확인 목록에 유지하세요. 담당자가 바뀔 때에도 확인 근거와 남은 질문을 읽고 후속 연락을 이어갈 수 있는지 점검하세요.
실무 체크리스트
- 계약 기간 확인 여부와 갱신 협의 상태를 별도 항목으로 작성했는지 확인하세요. 고객 전달 내용에는 전달 경로와 확인일을 남기고, 계약서 대조가 남은 부분은 추가 확인 필요로 표시하세요.
- 다음 연락일마다 확인할 질문과 담당자를 적었는지 살펴보세요. 연락 후에는 응답 여부, 확인한 내용, 남은 질문을 기록하고 고객이 요청한 연락 시점을 반영하세요.
- 갱신 여부 미확인 점포를 별도 목록으로 확인하세요. 인허가일로 계약 만기나 갱신일을 채우지 말고, 확인 근거가 확보된 항목부터 상태를 변경하세요.